Hướng Dẫn Cách Viết Thư Xin Lỗi Bằng Tiếng Anh Cho Đối Tác, Khách Hàng

Trong cuộc sống, chắc hẳn không ít lần bạn gặp phải những tình huống cần phải xin lỗi đến đồng nghiệp, bạn bè hoặc đối tác bằng tiếng Anh. Việc viết thư bày tỏ sự hối lỗi là bước cần thiết không chỉ khôi phục mối quan hệ và xây dựng lại niềm tin mà còn tăng cường kỹ năng viết và giao tiếp. Hãy cùng Trung tâm Axcela tìm hiểu các bước viết thư xin lỗi bằng tiếng Anh cho mọi tình huống và tham khảo những mẫu thư hay nhất ở bài viết hôm nay.

Cách viết thư xin lỗi bằng tiếng Anh (Apology Letter) hiệu quả

Tương tự như cấu trúc viết thư cảm ơn bằng tiếng Anh, cách viết thư xin lỗi bằng tiếng Anh cần đảm bảo đầy đủ bố cục 3 phần sau:

Title (Tiêu đề thư)

Tiêu đề của thư xin lỗi bằng tiếng Anh thường đóng vai trò quan trọng. Tuy nhiên, quyết định có sử dụng tiêu đề hay không còn phụ thuộc vào từng tình huống cụ thể.

Trong trường hợp bạn muốn viết thư xin lỗi bằng tiếng Anh cho bạn bè hoặc người thân, việc không có tiêu đề cũng là lựa chọn phù hợp. Ngược lại, khi viết thư xin lỗi khách hàng bằng tiếng Anh, việc có tiêu đề thư là bắt buộc, vì nó thể hiện sự chuyên nghiệp và tôn trọng.

Cách mở đầu bức thư xin lỗi tiếng Anh

Một lời khuyên cho bạn là nên lựa chọn tiêu đề ngắn gọn và mạch lạc, giúp truyền đạt nội dung một cách rõ ràng. Chẳng hạn như:

• Apology to customer for late shipment

• Apology for the broken shipment to customer

Body (Phần thân bài)

Phần thân bài là phần chính của bức thư xin lỗi bằng tiếng Anh. Tại đây, bạn có cơ hội thể hiện sự chân thành và sẵn lòng thừa nhận mọi trách nhiệm của mình. Phần body gồm 6 nội dung chính sau:

Nội dung phần thân lá thư xin lỗi bằng tiếng Anh có 6 nội dung chính

Biểu lộ được sự hối hận (Expression of regret)

Mở đầu, bạn hãy thể hiện sự hối hận khi viết thư xin lỗi khách hàng bằng tiếng Anh. Bạn cần biểu đạt rõ về sự tiếc nuối và ân hận với những sai sót mà bạn hoặc công ty của bạn đã gây ra cho khách hàng, điều này giúp làm dịu đi cơn giận và thất vọng của họ.

Một số mẫu câu biểu lộ sự hối hận như sau:

• On behalf of our company,…(Thay mặt cho công ty,…).

• I apologize for…(Tôi thật lòng xin lỗi về…).

Giải thích (Explanation)

Tiếp theo, bạn hãy cố gắng giải thích nguyên nhân (Explanation) của sự cố. Khi viết thư xin lỗi bằng tiếng Anh, hãy trình bày một cách chân thành và chi tiết về những tình huống dẫn đến sai sót này. Bằng cách này, đối phương sẽ hiểu rõ hơn về tình hình và cảm nhận được sự chân thành của bạn.

Một số mẫu câu giải thích phổ biến như sau:

• After carefully examining the problem that HAPPENED, we think the cause is… (Sau khi xem xét kỹ vấn đề đã xảy ra, chúng tôi cho rằng nguyên nhân là…).

• The cause of the incident…is that… (Nguyên nhân của sự việc … là do…).

Sẵn sàng thừa nhận trách nhiệm (Acknowledgement of responsibility)

Một trong những cách viết email xin lỗi bằng tiếng Anh hay nhất sau khi giải thích chính là thừa nhận trách nhiệm của bản thân hoặc công ty đối với sai sót. Dù phần lớn trách nhiệm không thuộc về bạn, việc thể hiện sự tiếc nuối và chấp nhận trách nhiệm sẽ làm tăng sự tin tưởng và tôn trọng từ phía khách hàng.

Một số mẫu câu thừa nhận trách nhiệm được sử dụng nhiều nhất như:

• I take full responsibility for the situation that happened. (Tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm về tình huống đã xảy ra).

• I was wrong in what I did and I accept full responsibility for my actions (Tôi đã sai trong việc mình làm và tôi xin nhận hoàn toàn trách nhiệm về hành động của mình).

Đưa ra tuyên bố về sự tái phạm (Declaration of repentence)

Để đảm bảo rằng khách hàng sẽ hài lòng với lời xin lỗi, việc cam kết không tái phạm trong tương lai viết thư xin lỗi bằng tiếng Anh là cực kỳ quan trọng.

Một số mẫu câu thông dụng bạn có thể tham khảo dưới đây:

• Please rest assured that a similar situation will not happen again. (Mong bạn hãy yên tâm vì tình huống tương tự sẽ không xảy ra nữa).

• I can promise you that this mistake will never be repeated in the future. (Tôi có thể cam kết với bạn rằng sai lầm này sẽ không bao giờ lặp lại trong tương lai).

Nêu giải pháp khắc phục (Offer of repair)

Có thể bạn chưa biết, đề xuất các biện pháp khắc phục trong tương lai hoặc các phương án bồi thường sẽ giảm bớt tác động tiêu cực mà sự việc đã gây ra. Đây là bước hữu ích để tái thiết mối quan hệ với khách hàng.

Một số câu nêu giải pháp khi viết email xin lỗi khách hàng bằng tiếng Anh dành cho bạn:

• To make up for your bad experience at…, I will… (Để bù đắp cho trải nghiệm tồi tệ của bạn tại…, tôi sẽ…).

• Because of this bad experience, we will give you… (Vì trải nghiệm tồi tệ này, chúng tôi sẽ tặng bạn…).

Xin sự tha thứ từ khách hàng (Request for forgiveness)

Khi viết thư xin lỗi bằng tiếng Anh, ở cuối phần thân bài, bạn đừng quên yêu cầu sự tha thứ từ phía khách hàng. Việc này không chỉ chứng minh cho đối phương thấy bạn sẵn sàng chấp nhận trách nhiệm, mà còn giúp hàn gắn mối quan hệ.

Một số mẫu câu xin tha thứ phổ biến như sau:

• I hope you will accept my sincere apology. (Hy vọng rằng bạn sẽ chấp nhận lời xin lỗi chân thành của tôi).

• Please accept my sincere apologies. (Xin hãy chấp nhận lời xin lỗi chân thành của tôi).

Kết thư

Kết thư xin lỗi khách hàng bằng tiếng Anh, bạn hãy đưa ra lời cam kết về việc sửa lỗi và hứa hẹn không để sự việc tương tự tái diễn. Sau đó hãy ký tên và cung cấp thông tin liên lạc (nếu cần) để giúp người nhận biết cách liên hệ với bạn trong trường hợp cần thiết.

Một số điều cần lưu ý khi viết Apology Letter – Thư xin lỗi bằng tiếng Anh

Một số lưu ý khi viết một bức thư xin lỗi bằng tiếng Anh

Bên cạnh bỏ túi cách viết email xin lỗi bằng tiếng Anh kể trên, bạn cần lưu ý một số điều sau đây để bức thư trở nên hoàn chỉnh hơn:

• Hãy thể hiện lòng chân thành và sự hối lỗi đối với sai lầm đã gây ra, cũng như mong muốn nhận được sự tha thứ từ đối phương.

• Khi viết email xin lỗi khách hàng bằng tiếng Anh hoặc cho bất kỳ ai, tránh sử dụng các từ ngữ mang tính đả kích hoặc xúc phạm đối phương.

• Ưu tiên sử dụng ngôn từ lịch sự và trang trọng, phù hợp với từng hoàn cảnh và đối tượng khách hàng cụ thể.

• Luôn nhận lỗi và tránh đổ lỗi cho bất kỳ ai khác để thể hiện tinh thần trách nhiệm của bạn.

• Không nên viết email dài dòng hoặc chứa quá nhiều thông tin chi tiết không cần thiết. Hãy tập trung vào mục đích chính của bức thư và truyền đạt một cách trực tiếp và rõ ràng nhất.

Xem thêm: Cách viết thư chào hàng bằng tiếng Anh thu hút được khách hàng hiệu quả

Một số mẫu viết thư xin lỗi bằng tiếng Anh chân thành, dễ nhận được sự tha thứ

Nhận thức về những lỗi lầm của mình và thể hiện lòng xin lỗi chân thành không chỉ là biểu hiện của sự trung thực mà còn là chìa khóa mở cửa cho sự phát triển và hoàn thiện trong sự nghiệp. Dưới đây là một số mẫu thư xin lỗi bằng tiếng Anh dành cho đồng nghiệp, đối tác và những tình huống khác mà bạn có thể tham khảo.

Mẫu viết một lá thư xin lỗi bằng tiếng Anh cơ bản nhất

Dear Mr Jack,

First of all, thank you for your interest and choosing Dolphin restaurant to dine. I’m Jack, customer service manager at the restaurant.

After receiving your email feedback about the service staff’s attitude issue at 13 Tran Phu Street, the restaurant’s management board has checked the camera and confirmed that what you responded to is completely correct. body. On behalf of the restaurant, I would like to sincerely apologize to you for providing substandard customer service.

When the incident occurred, we immediately handled the employee’s violations and hope our customers will sympathize for the inconvenience caused. Dolphin Restaurant would like to send you a 70% discount coupon for your next meal.

Once again we apologize for making you unhappy with our service and look forward to seeing you again as soon as possible.

If you do not agree with this solution, please contact us to receive a more reasonable solution.

Best regards,

Emily.

Mẫu viết thư xin lỗi khách hàng bằng tiếng Anh

Dear Mr. John,

On behalf of Hoa Mai Vang company, I am extremely sorry for your bad experience with our salesperson, Duyen.

I’m embarrassed to admit that the reason for your bad experience is because Duyen is a new employee with only 2 months of training. Therefore, she does not have much experience in serving and taking care of customers. I sincerely apologize for her lack of professionalism and take full responsibility for this behavior.

I guarantee that this situation will never happen again. As redemption, I’d like to give you a 50% off coupon for your next purchase. Hope you will accept this apology letter.

Yours in service, 

Nguyen Linh Chi.

HR Manager

Hoa Mai Vang Company

16, Phan Dinh Phung Street, Thanh Xuan District, Hanoi, Vietnam.

Mẫu thư xin lỗi sếp bằng tiếng Anh

Dear Ms. Linda,

Today I am writing this letter to apologize for my mistakes in the last report. I am truly sorry that this incident has disappointed you and caused the whole group to be punished.

I value my position within the ABC company and am grateful that you have placed your trust in me. I take full responsibility for my recent mistake. I promise you that this mistake will not happen again in the future. Please let me know what I can do to resolve this issue as quickly as possible.

Once again sorry to you and the whole team. Thank you very much for taking the time to read my apology letter.

Best regards,

Phuong Thu.

Mẫu viết lá thư tiếng Anh xin lỗi đồng nghiệp

Dear Nga,

I’m really sorry for losing your important files during this morning’s meeting at the company. I feel very sorry because I know that it caused you to be blamed and upset. I pledge to take full responsibility for my actions. As a colleague, I greatly value our working relationship. Therefore, I hope that you will forgive me for this action and join me in finding a solution to fix it.

If you’re ready, I’d like to meet you at noon tomorrow at the company to discuss everything.

Thank you for your understanding and taking the time to read this letter. I hope we remain good colleagues in the future and continue to work together effectively.

Best regards,

Mai Anh.

Mẫu viết một bức thư xin lỗi vì sự bất tiện nào đó

Dear Mrs My,

I am writing to apologize for the inconvenience caused to you by asking you to change the program script several times this morning. I understand that this has upset you and caused inconvenience. I’m really sorry for this.

Please understand that this was not intentional and I take full responsibility for my actions. I promise you that I will not repeat such actions in the future.

I value our partnership and hope things get better. If there is anything I can do to fix this situation, please let me know so we can find a suitable solution together!

Once again I sincerely apologize and thank you for reading this letter.

Best regards,

Gia Huy.

Mẫu mail xin lỗi tiếng Anh vì một sai lầm nào đó

Dear Mrs Jessica,

Thank you for contacting us and informing us that the handbag we sold this morning was defective. We’re sorry that the Hermer handbag you received on January 15th is scratched. First of all, we sincerely apologize for this.

The truth is that all of our products go through many stages of quality inspection before being sold. We will certainly conduct a formal investigation to check whether the product you have purchased meets the standards or not.

To make up for it, we will send a new handbag to your address in the next 3 – 5 days. You can return the defective bag in the included box when you receive your new TV so we can process it. In addition, we will send you a 30% discount coupon for your next purchase to compensate for this inconvenience.

Please contact us via hotline 1800 3590 if you have any other concerns.

Best regards,

Nguyen Hoang Mai.

Bạn vừa được hướng dẫn tận tình về cách viết thư xin lỗi bằng tiếng Anh ở bài viết lần này. Hy vọng bạn đã nhận được những kiến thức và mẹo hữu ích để viết một lá thư xin lỗi đầy ý nghĩa và hiệu quả trong mọi tình huống. Hơn nữa, để nâng cao khả năng tiếng Anh trong các tình huống giao tiếp và đáp ứng nhu cầu công việc, bạn có thể tham gia ngay Khóa học tiếng Anh giao tiếp cho người đi làm tại Axcela. Khóa học này giúp học viên trở nên thành thạo trong việc xử lý vấn đề, tham gia họp nhóm, giao tiếp với đối tác, cũng như viết email và thuyết trình bằng tiếng Anh. Chúng tôi cam kết mang đến sự hỗ trợ toàn diện, giúp bạn phát triển kỹ năng tiếng Anh thông qua bài giảng được thiết kế theo chuẩn CEFR Hoa Kỳ. Để biết thông tin chi tiết về các khóa học, vui lòng liên hệ với Axcela Việt Nam để nhận tư vấn và hỗ trợ đăng ký sớm nhất!