5 lưu ý khi viết email bằng tiếng anh bạn không thể bỏ qua

Hiện nay, các doanh nghiệp làm việc với nhau thông qua email. Do đó, khi liên hệ với các doanh nghiệp đối tác nước ngoài, việc sử dụng email tiếng Anh là thiết yếu. Các lỗi sai khi viết email bằng tiếng Anh dù nhỏ nhưng cũng có thể là điểm trừ lớn trong mắt các đối tác lớn. Để khắc phục được các lỗi sai này bạn hãy đọc những lưu ý khi viết email bằng tiếng Anh mà bạn không thể bỏ qua sau đây.

Các loại email thường giao dịch bằng tiếng Anh như thư tín thương mại (business letter), thư xin việc (application letter), thư mời (invitation letter), đơn hàng (Purchase Order), thư khiếu nại (letter of complaint), thư trả lời khiếu nại (letter of answer)….cần chú ý đến các lưu ý khi viết email tiếng Anh sau.

1. Viết email bằng tiếng Anh: Tiêu đề phải rõ ràng

Trên thực tế, khi gửi và trả lời email tiếng Anh, bạn vẫn rơi vào một trong ba trường hợp:

• Hoàn toàn không có tiêu đ.
• Viết tiêu đề của bạn trong một câu dài.
• Chỉ một từ “Re: …” hoặc quá ngắn.

Những lỗi nhỏ nhặt như vậy có thể khiến email của bạn lọt vào vô số email công việc, hoặc tự động nằm vào mục thư spam của người nhận. Để tránh điều này, hãy luôn chọn dòng tiêu đề phù hợp, thường là một cụm danh từ, dài không quá 50 ký tự và là phần tóm tắt nội dung chính của email.

2. Viết email bằng tiếng Anh: Nội dung ngắn gọn, đầy đủ

Theo thống kê từ McKinsey Global Institute, thời gian trung bình dân văn phòng dùng để kiểm tra, gửi và trả lời email là khoảng một phần ba tổng thời gian ở công ty. Do đó, hãy cố gắng trình bày nội dung một cách súc tích, dễ hiểu để tiết kiệm thời gian mà vẫn truyền tải đủ thông điệp cần truyền tải. Kể cả khi ngoại ngữ không tốt, bạn vẫn cần tập thói quen sử dụng những mẫu câu thông dụng thay vì “Google dịch” email từ tiếng Việt sang tiếng Anh, việc này mất nhiều thời gian hơn và cũng khiến email trở nên dài hơn, cẩu thả. Bất kể lời chào ở đầu và cuối, email doanh nghiệp bằng tiếng Anh thường chỉ bao gồm ba phần:

• Cảm ơn người nhận đã trả lời hoặc bắt đầu liên hệ.
• Trình bày lý do viết email.
• Câu kết luận nêu mong muốn và yêu cầu của người nhận.

3. Viết email bằng tiếng Anh: Nắm vững một số cấu trúc phổ biến

Để có thể viết email bằng tiếng Anh một cách trôi chảy và chuyên nghiệp, bạn có thể tham khảo những mẫu câu thông dụng sau cho email doanh nghiệp. Đây chính là một trong những lưu ý khi viết email tiếng Anh quan trọng.

Chào hỏi

• Dear Mr…/Mrs…(nếu bạn biết rõ tên người nhận).
• Dear Sir or Madam (nếu bạn chưa biết rõ tên người nhận).

Cảm ơn người nhận vì một lý do gì đó.

• Thank you for your email about…(cảm ơn email của bạn về vấn đề…).
• Thank you for contacting us at…(cảm ơn đã liên hệ với công ty…).
• Thank you for your prompt reply…(cảm ơn vì đã phản hồi nhanh chóng).

Trình bày lý do viết email

• I am writing this email to…(tôi viết email này để…).
• I am writing in reference to…(tôi viết email này để trình bày về…).
• I deeply regret to inform you that…(tôi rất tiếc phải thông báo rằng…).
• We are pleased to announce that…(chúng tôi rất vui khi thông báo rằng…).

Nếu mong muốn, yêu cầu với người nhận

• We would appreciate it if you could…(chúng tôi rất vui nếu bạn có thể…).
• Could you please…? (bạn có thể vui lòng…?).
• Please accept our sincere apologies for…(xin hãy chấp nhận lời xin lỗi của chúng tôi về…).
• I am looking forward to hearing from you (tôi rất mong nhận được hồi âm từ bạn.).
• If you have any question, please do not hesitate to contact us (nếu bạn có câu hỏi gì, xin đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi).

Kết thúc email

• Yours sincerely, (khi bạn biết tên người nhận).
• Sincerely yours,
• Yours faithfully, (khi bạn không biết tên người nhận).

Bạn có thể xem thêm: Bật mí cách viết email tiếng Anh chuyên nghiệp nhất

4. Viết email bằng tiếng Anh: Viết tắt khi cần thiết

Sau đây là một số từ có thể viết tắt khi viết email tiếng Anh:

• ASAP = as soon as possible
• CC = carbon copy (khi bạn gửi thư cho quá một người, nên thêm từ này để báo cho người nhận biết những ai sẽ nhận thư)
• ENC = enclosure (khi bạn gửi kèm theo thư những giấy tờ khác)
• PP = per procurationem (Đây là tiếng La-tinh, nghĩa là bạn ký thay cho người khác khi viết thư; nếu họ không có mặt để tự ký)
• PS = postscript (dùng khi bạn muốn thêm vài điều nữa sau khi bạn đã hoàn tất bức thư và đã ký tên – thông thường đối với thư viết tay)
• PTO (informal) = please turn over (chắc chắn rằng người đọc thư biết rằng bức thư còn được tiếp tục ở mặt sau)
• RSVP = please reply (Vui lòng hồi đáp)

5. Viết email bằng tiếng Anh: Chú ý đến văn phong, dấu câu

Không giống như cách bạn giao tiếp khi học tiếng Anh trực tuyến với người nước ngoài hoặc các email thân thiện khác, hầu hết các email tiếng Anh cho công việc đều mang tính chất trang trọng hơn rất nhiều. Do đó, khi tra nghĩa của từ trong từ điển trực tuyến hoặc cấu trúc câu, bạn cần chú ý xem từ và câu đó có đủ trang trọng hay không để sử dụng trong email gửi sếp hoặc khách hàng của bạn. Ngoài ra, bạn cũng phải tuân thủ các lưu ý khi viết email bằng tiếng Anh sau:

• Không sử dụng từ viết tắt (không dùng I’m, i’ve seen, i don’t phải dùng I am,  I have seen, I do not,…)
• Đừng sử dụng tiếng lóng. (wanna, kid, dad, mate,..)
• Đừng tự mình “tạo ra” các từ ngữ “vô nghĩa”. Thay vào đó, hãy tra từ điển để sử dụng những từ chính xác nhất.
• Không dùng động từ want cho ngôi thứ nhất, hãy dùng would like. Không dùng động từ should cho ngôi thứ 2 (đừng lên lớp khuyên bảo đối tác), chỉ dùng cho ngôi thứ nhất (xin lời khuyên). Dùng may hoặc could thay cho can, would thay cho will,…
• Hãy nhẹ nhàng dù đang tức giận: dùng Dear ở đầu thư, và dùng please khi muốn yêu cầu.

Một điều bạn cần lưu ý khi viết email bằng tiếng Anh là viết hoa những từ cần thiết và đặt đúng dấu câu. Đôi khi, việc soạn email một cách hăng say hoặc quá chú trọng vào ngữ pháp sẽ khiến bạn dễ quên dấu chấm, dấu phẩy hay viết hoa đầu câu. Điều này khiến người nhận khó đọc và không hiểu rõ nội dung mail.

Cuối cùng, một lưu ý khi viết email tiếng Anh ngỡ như đơn giản, hiển nhiên nhưng thường bị bỏ qua là đọc lại email trước khi gửi đi. Sau khi suy nghĩ quá nhiều, bạn thường nhấn gửi ngay mà không cần kiểm tra xem email của mình có ổn không. Đây là thao tác cực kỳ hiệu quả giúp bạn tránh bị “mất điểm” vì những lý do nhỏ nhặt như lỗi chính tả, viết sai chính tả, viết thiếu ý nghĩa,…Hoặc bạn có thể nhờ người khác kiểm tra email trước khi gửi đi.

Trên đây là những lưu ý khi viết email tiếng Anh mà bạn không thể bỏ qua. Ngoài ra, nếu bạn muốn nâng cao trình độ ngoại ngữ của mình để có những bước tiến trong công việc, bạn có thể liên hệ với Axcela.

____

Học tiếng anh doanh nghiệp giúp mở rộng sự nghiệp

Axcela Vietnam cung cấp khóa học tiếng anh cho doanh nghiệp uy tín, chất lượng cao. Khóa học tiếng Anh cho doanh nghiệp nhằm thu hút nguồn nhân lực nội bộ và phát triển kỹ năng giao tiếp và ứng dụng tiếng Anh trong môi trường làm việc như viết CV tiếng Anh, viết email tiếng anh,…

• Xác định mục tiêu và định hướng học tập ngay từ đầu cho doanh nghiệp
• 100% giảng viên bản xứ trực tiếp đến dạy tiếng anh doanh nghiệp, gắn kết và thấu hiểu văn hóa công ty, tiết kiệm tối đa thời gian và chi phí đầu tư
• Công cụ AI đo lường hiệu quả và đánh giá chất lượng khóa học minh bạch, công khai rõ ràng và báo cáo thường xuyên
• Nội dung và chương trình học tiếng anh cho doanh nghiệp được phát triển theo sát nhu cầu từ thương hiệu, có tính thực tế và trải nghiệm chuyên sâu
• Phương pháp đào tạo đổi mới, phù hợp với đại bộ phận người đi làm (đặc biệt là mỗi thành viên tham gia khóa học)